Metodológico

Descripción Operativa del Proyecto

Se establece un procedimiento operativo para el ingreso de universidades al proyecto, el cual se testeó en el año 2010 cuando el ITCR logró implementar con éxito el uso de la boleta online para recolectar la información de sus graduados. A partir de este procedimiento y una serie de ajustes establecidos con base en la experiencia operativa con el TEC, se establece el siguiente protocolo operativo del proyecto:

  • Viabilización: Se requiere de coordinación con el Departamento de Admisión y Registro o su análogo de cada universidad para incluir dentro de los trámites de graduación la solicitud de completar el instrumento. Esta solicitud debe incluirse en cualquier medio de comunicación establecida por las instituciones para informar de los trámites para la graduación, ya sean indicaciones distribuidas de forma impresa o en la página de la universidad. En cualquiera de estos casos, debe mostrarse la dirección electrónica en la cual el estudiante debe ingresar y algunas breves instrucciones del uso de la página.
  • Recolección de los datos: Al ingresar en el link el estudiante accede al instrumento que le corresponde y va completando las preguntas conforme estas van apareciendo. En este sentido la plataforma Lime Survey es bastante intuitiva por lo que guía fácilmente al encuestado en el correcto llenado de la boleta. Una vez cumplimentada la boleta, el graduando debe imprimir una página como comprobante y presentarla conjuntamente con toda la documentación requerida. Esta página solo se mostrará para la impresión si el estudiante completó todo el cuestionario de manera adecuada, por lo que es de suma importancia que la Universidad correspondiente se comprometa a recoger tal comprobante dentro del resto de la papelería solicitada para el acto de graduación, pues esto contribuirá a asegurar buenas tasas de respuesta.
  • Generación de la Base: cada vez que un estudiante completa la encuesta y presiona el botón de “enviar”, sus datos se almacenan en una base de datos SQL ubicado en un servidor Data Center en el Conare, este servidor se encuentra en la plataforma Linux. Estas características hacen que la información se conserve con seguridad tanto para la integridad de los datos como para su confidencialidad. Una vez concluido el tiempo establecido para que los estudiantes completen el cuestionario, se desactiva la encuesta y se procede a exportar la base de datos con la información de los graduados de un periodo establecido. Se exporta al formato Excel, de forma que sea más fácil su manipulación y análisis. 
  • Creación de Archivo de Etiquetado de Valores: al cerrarse el tiempo de recepción de documentos para una graduación, se cierra la base y así se tiene una base de datos preliminar, la cual contiene los graduados universitarios y está lista para iniciar la fase de análisis. Esta etapa de análisis comprende la consistencia, la limpieza y la tabulación. Es necesario tener cada variable identificada y etiquetada, de forma que se generó un archivo de sintaxis SPSS el cual se encarga de asignar la correcta etiqueta a cada variable y a cada valor. Consolidación de la base final: una vez extraída la base en Excel, se procede a asegurar la consistencia de esta base, tanto interna como externamente. En la consolidación interna, se revisa principalmente dos situaciones en los registros:
      • Casos repetidos: se refiere a aquellos casos, en los que el mismo estudiante por alguna razón ingresa al sistema dos o más veces. Las razones para este fenómeno son diversas, pero se puede mencionar a aquellos estudiantes que empiezan a llenar el formulario, se les hace muy largo, lo cierran y lo finalizan en otro momento. También existe la posibilidad de que lo completen una primera vez, efectivamente impriman el comprobante pero lo extravíen, esto los llevaría a volver a cumplimentar el cuestionario. En cualquiera de estas situaciones, se tendría dos o más registros para la misma persona en la base del servidor. El procedimiento es identificar los repetidos y mediante un análisis individual y criterio experto, mantener el cuestionario más completo o con más información y eliminar el o los otros.
      • Casos incompletos: es posible que suceda que se encuentre en la base Conare un único registro de una persona y este está incompleto. Ante esta situación, se analiza el caso individualmente y se decide si dejarlo como un completo, si eliminarlo o si tratar de contactar la persona en cuestión para que termine de suministrar la información.

Al finalizar la consolidación interna, se espera tener una base de datos Conare con un único (el más completo) registro por persona. El archivo de entrada de datos en internet es libre, por lo que es posible que algunas personas que piensen tener los requisitos listos, llenen el cuestionario, pero realmente no los tengan y no se puedan graduar. Por otro lado es posible que algunos estudiantes esquiven el requisito y se logran graduar sin completar la encuesta. De esta manera es necesario asegurarse que quienes se mantengan en la base sean realmente las personas que llevaron a cabo la ceremonia de graduación. Es decir, comprobar su consistencia externa. Para realizar este proceso se debe disponer del listado oficial de graduados emitida por el Departamento de Admisión y Registro. En este archivo es vital que se especifiquen todos los estudiantes que se gradúan con su respectivo nombre, cédula, sexo y carrera de la que se gradúa.

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Brochure Univerdidades Privadas
Brochure Universidades Estatales